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物資采購計劃的確認階段
來源: 作者: 人氣: 時間:2010-08-13

物資采購計劃的確認階段

  生產部門對物資的需求,是采購計劃制定的根本依據。物資采購計劃要從生產需求開始,這一點國內外企業沒有什么不同,但其后的審核批準程序,二者卻存在很大差異,因此產生了不同的控制效果。

快三娱乐平台app  國外企業物資采購管理制度規定:首先由生產部門根據生產計劃或即將簽發的生產通知提出請購單;第二步,將請購單交由倉儲部門保管人員審核,保管人員根據庫存情況核定采購數量,并經倉儲部門主管簽字后,傳遞到采購部門;第三步,采購部門接到請購單后,審查是否重復采購,以及是否存在其他不合理請購品種或數量等,審核同意后,根據已掌握的市場價格,對采購所需資金做出估算,并將請購單交資金預算管理部門;第四步,資金預算管理人員根據企業經營目標和資金預算審核請購物資是否在預算之內,審核后再交還采購部門,采購部門方可根據各部門審核過的請購單編制正式采購計劃。

  相對而言,我們企業這方面的制度比較簡單:首先,也是由生產部門根據生產計劃編制用料申請表,報送采購部門;其次,采購部門審查是否有超范圍、超限額的品種和數量,并根據庫存情況審定采購數量;最后,編制正式采購計劃報主管領導審批。

  兩種制度的差別在于:首先,業務流程不同。國外企業的制度相對復雜,要經過四個部門審核、批準,有四個控制點;而我們的企業只經過兩個部門,加上主管領導把關,有三個控制點。其次,組織機構設置不同。對生產部門請購單或用料申請計劃的審核,國外企業增加了倉儲部門和資金預算管理部門的參與,而倉儲部門與采購部門是完全獨立的兩個部門;而我們企業的機構設置中,倉儲部門和采購部門同屬物資管理部門,是一個部門內的兩個相對獨立部門,倉儲部門一般不直接參與計劃的審核,明顯處于次要地位。盡管兩種制度的控制目的相同,但這些差異對內控制度的控制效果影響卻很大。其主要原因是,從內部控制理論分析,內部控制實質就是內部牽制,即一項業務由二個或二個以上的人或部門經手,其發生差錯和串謀舞弊的機率就會大大降低。因而,在管理機構設置上要求將不相容職務進行分離,將一項業務分由兩個或兩個以上部門控制。國外企業將請購單的審核分由倉儲部門、采購部門、資金預算部門負責,而我們企業對物資用料申情計劃僅由物資管理一個部門審核,其控制效果必然要弱。從另一個角度分析,雖然我們企業的物資管理部門內部,采購部門和存儲部門也是分開的,具有相對獨立性,但他們同由一個部門管理,接觸機會較多,有共同的部門利益,很難避免人際關系和部門利益等因素的影響。總之,由于機構設置上的差異,國外企業的內部控制效果明顯優于我們企業的內部控制。這一點在實際工作中已經非常明了。

  另外,參與部門不同,對控制效果產生的影響也不相同。國外企業規定,生產部門的請購單首先經倉儲部門保管人員審核,相當于我們企業要求采購人員做的“庫平”工作。不同的是,國外企業是由倉儲部門保管人員來完成,而我們是由采購人員根據保管人員提供的庫存資料來完成。由倉儲部門保管人員直接負責和由采購人員間接負責,最終效果差別很大。如我們的企業庫存一般都存在令人頭痛積壓問題,對積壓物資的使用、處理,應是采購計劃中必須考慮的重要因素,但因物資積壓與保管人員關系不大,所以保管人員并不會積極主動地去清理,而國外企業要求倉儲部門保管人員參與采購計劃審核,對物資積壓就負有直接責任,因而會積極主動地去處理積壓物資。這種管理方式能夠更好地避免積壓物資的產生,這一點很值得我們借鑒。

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